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信企业电子采购管理创新与实践:订单协同管理

【通信产业网讯】“烽火科技集团下面有四大产业方向,包括光通信、数据通信、无线通信以及智能化应用。这四大产业方向齐头并进,虹信通信主要是负责无线通信产业方向的,目前在集团内部排名第二,集团要求我们,在‘十二五’末的时候,营利达70亿”武汉虹信通信副总裁谈到。

对于无线通信设备提供商和服务提供商来说,在技术能力和管理水准都面临国际化同台竞争的环境下,除了研发人才和资源的重点投入外,对于成本控制和精细化管理的要求也相当高。2011年,与国际化采购管理趋势接轨,虹信通信引入一采通(EPS)电子采购管理系统,建设了虹信自己的电子采购平台(http://eps.hxct.com),目的就是要提高采购管理效率,建立阳光采购体系,增强供应商寻源和竞争的能力,为进一步的降本增效打基础。

结合虹信的采购管理现状,电子采购管理项目一期重点实施了采购定价流程管理和供应商资源管理,包括电子招投标采购、询比价、竞价采购、供应商寻源、注册审批、资质管理等。就在电子采购平台建设运营不到一年,虹信很快又与一采通商议,于2012年10月追加了全新的采购管理模块:采购订单协同管理。

在用一采通之前,虹信在2011年初上了ERP,但ERP中未实现订单的电子化传递与订单执行跟踪管理,采购方与供应商订单交互方式主要还是基于手工线下操作:每次下订单给供应商,都需要在SAP的ERP中打印订单签字盖章;然后将盖章订单以邮件或者传真的方式发给供应商;供应商收到订单后,确认订单数量、价格、交期等均无误后签字盖章并回传回来;采购人员接收到供应商的确认订单后,留档并扫描至SAP中,以此订单作为后续交货、开票和付款的依据。同样,供应商的交货计划、发货信息等也都是依靠采购人员电话或者邮件与供应商之间进行信息沟通和传递,手工订单的交互,在作业成本上和沟通成本上都很高,而工作效率反而不高。

通信设备制造企业,供应链管理体系本来就比较复杂,面临的物料种类多,供应商数量多,数据处理业务多,供应管控的要求高,其中,采购部门与供应商之间,花费在“采购订单传递、交货计划提交、发货信息录入”等事务性工作上的沟通成本和时间成本相当高。“我们很希望能实现基于互联网交互的订单协同管理,这是提高采购管理效率中一个相当重要的管理环节”虹信通信的采购中心负责人表示。

用一采通之后,虹信实现了基于互联网交互的订单传递、交货计划、发货信息、进度跟踪等订单的电子化协同管理,提高了采供双方获得信息的及时率和准确率。现在虹信90%以上的采购物料都要运用到订单协同管理,其电子化管理流程如下:

1) 供应商接收订单

供应商登陆虹信电子采购平台http://eps.hxct.com(即一采通EPS系统)查看采购方下达的采购订单,确认数量、价格、交期等信息无异议后,确认接收采购方下达的订单。

2) 供应商提交交货计划

供应商确认订单后,需在EPS系统提交相关订单的交货计划,可分批次交货。

3) 采购方确认交货计划

采购方对供应商提交的交货计划进行确认,如果存在争议,可以沟通后,请供应商重新提交。

4) 供应商创建发货申请

在发送实际货物前,供应商需在EPS中依据交货计划创建发货申请,采购方进行发货确认后,供应商方可进行实际货物的发送。

5) 发货信息录入

针对采购方已确认的发货单,供应商需录入发货信息,包含货物的包装信息和物流信息及条码清单等。

6) 采购方收货

供应商货物送达后,采购方收货人员核实系统发货单,录入实际收到的货物数量后,系统会将相关信息传给SAP形成SAP中的收货库存。

7) 特殊情况处理

针对虹信通信实际应用中的一些特殊情况,EPS还能实现对“无交货计划、无发货单,订单信息不同阶段修改” 等情况,进行订单协同的处理。
实施订单协同管理,一方面解决了手工传递订单带来的繁琐操作、且纸质采购订单传来传去存在容易丢失、不易存档和查找等问题;另一方面要求供应商在电子采购平台(一采通EPS系统)中提交交货计划,便于督促供应商按期交货以及采购人员进行交货跟催、订单进度查询等,全面提升供应管理效率。对于不同阶段的重要订单信息的变更、调整,需要双方相互沟通并在线确认,从而达到双方数据信息的一致性,为订单数据核对,进度跟踪、供应风险管控提供良好的管理基础。

截止2013年4月,虹信通信全面推进电子采购管理、阳光采购管理体制已经1年多,从一期的采购定价流程规范,到供应商管理流程规范,再到采购订单协同流程规范,虹信通信已经踏上了采购管理创新,建立阳光采购管理体系的第三步台阶。

2013年初,在虹信通信的干部述职大会上,烽火科技集团童院长再次强调:“企业发展犹如激流行船,不进则退,在转型发展困难时期,要坚定信心、敢于担当,在企业内要营造积极向上的工作氛围;要学会用底线算账、用‘细线’谋划,全面提升管理能力,保障规范运作,让权力在阳光下运行……”


 

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